以前から新しい働き方として注目されていた「テレワーク」。
ITを活用したワークスタイルに、いま熱い視線が注がれていますね！
そこで今回は、自宅にいながらの仕事でも「生産性を向上させる方法」の数々をご紹介していきます。
テレワークとは？
テレワークという言葉は、字のごとく「tele（離れた場所）」と「work（働く）」と書きます。
すなわち、職場から離れ、時間や場所に縛られない働き方を表しています。
今の時代は、パソコンやスマートフォンの普及によって、ICT（情報通信技術）を活用して場所を選ばずに仕事ができるようになりました。
私たちはテレワークをすることによって、出社の負担を減らすことができ、働く時間を効率化することができます。
テレワークと在宅勤務の違いは？
『テレワーク』という言葉のほかにも、「在宅勤務」「在宅ワーク」「モバイルワーク」など、似たような言葉が飛び交っていますね。
『テレワーク』とは、「在宅勤務」などの言葉の総称です。
つまり、意味するところはほぼ同じです。
政府やメディアは、総じて『テレワーク』という言葉をよく使っていますね。
ちなみに「リモートワーク」も『テレワーク』と同じ意味と捉えて構いません。
テレワークのメリット
テレワークが導入されることで、私たちや企業側が得られるメリットはたくさんあります。
その主なものをいくつかご紹介します。
通勤時間の削減
テレワークをすると、生産性が下がってしまうという人も多く見受けられますが、テレワークの本来の目的は「生産性を上げるため」のものです。
なぜなら、毎日、朝家を出て職場までの通勤時間を大幅削減できるためです。
もしここに、通勤に片道1時間を要するビジネスマンがいたとしたら、月に40時間、年間での総計は驚くなかれ、480時間となります。
なんと1年間のうちに、20日分を通勤で消費しているのです。
すなわち、ここで私たちがテレワークを始めるというのは、最大の時間節約法になります。
これによって私たちの貴重な20日分の時間は、生活の質の向上や、生産性向上に組み替えることができます。
生産性の向上
オフィスで働いていると、こう思うことはありませんか？
自分の仕事の役割は明確にあるのに、郵便物が届いたり電話の応対、メモで他の業務が回されてきたり、ちょっとした会議で仕事が中断。
このようにして仕事に追い回され、夜になってやれやれという気持ちで家に帰るのですが、いったい今日自分は何を仕上げたかのか、と。
テレワークは出社しているときに比べて、電話応対や会議などで仕事を中断することが減るので、業務に集中して取り組むことができます。
無駄な時間を削減することにより、所定労働時間内にいつもの業務量を上回る仕事をこなすことが可能になるため、生産性向上につながります。
仕事を辞めなくてもいい
小さな子どもがいる家庭、家族の介護を抱えている家庭、自身の病気療養など。
世代的にもとりわけ働き盛り世代でもあるのに、その両立は非常に切実な問題です。
そこで出社せずに遠隔勤務を行うことによって、離職することなく能力を発揮することができます。
企業にとっても、離職による労働力不足を補うことができるため、高い経済損失を回避できるという大きなメリットがあります。
企業イメージの向上
出典；https://prtimes.jp/
働く私たちにとってありがたいテレワークですが、企業側にもメリットがあります。
日本次世代企業普及機構が主催する「2018年 第3回ホワイト企業アワード」では、テレワーク部門が設立されました。
このことにより、政府が推し進める「テレワーク」を導入にている企業は、いわゆるホワイト企業と見られる傾向にあります。
テレワークは、各社が積極的に働き方改革への取り組みをアピールしているサインであり、企業全体のイメージや価値を向上させることに一役買っているということです。
テレワークのデメリット
政府が推し進める「働き方改革」に後押しされる形で生まれたテレワーク。
ワークバランスの充実や生産性の向上に影響を与え、たくさんのメリットがあるように感じられます。
しかしまだまだ過渡期にあるため、不満の声も多数あるようです。
社員同士のコミュニケーション量が減る
同じ場所で仕事をしないテレワークの特性ならではの課題が、社員間のコミュニケーションロスです。
普段の会話はおろか、業務連絡などの情報共有もおろそかになりやすいです。
また組織の上下をつなぐ、「報・連・相」を通じて情報共有するのが習慣になっている管理職にとって、部下のマネジメントがしにくくなるという難点があります。
上司の視点でいうと「目に見えない場所」で仕事をしていることで、一体感を持たせるのに苦労しているようです。
このように「他の社員の仕事の進捗が把握しづらい」といった課題は、タスク管理ツールの更新を義務付けたりなど、ツールを利用して対応できる部分も多く、実践している企業は多くあるようです。
また、休憩時に「Web会議システム」を使用して、同僚同士が顔を合わせて雑談の時間を設けている企業もあります。
時間管理が難しい
テレワークにすると、サボる人が多くなると考えられがちですが、日本人はむしろ、働きすぎる人が増えているという傾向にあるようです。
「見られていないぶん、成果を出さないと、何もしていないと思われてしまう」という焦りは、テレワーク経験者なら誰でも経験する感覚です。
在宅での仕事は管理者がいないため、勤務時間は自分自身が調整していく必要があります。
そこで会社側では、リモートデスクトップシステム（遠隔操作できるシステム）を使って、就業時間以降はアクセスできなくなるよう設定している企業もあります。
ちなみにこのシステムは、パソコンへのログイン状況も把握できるため、時間外労働の防止だけでなく、サボり防止にも一役買っているということになります。
集中力が続かない
自宅というのは普段は休息の場所であることと、家事の場所でもあります。
そこで在宅勤務に移行すると、オンとオフの切り替えができないため、仕事への集中力が続かなくなります。
仕事のパフォーマンスがフルに発揮できないどころか、仕事が終わらず深夜業務になりがちです。
育児や介護を行っている家庭においては、とかく不規則なスケジュールのもとで仕事をすることになり、必要なリズムを乱して作業に追われることになります。
オンとオフの切り替えるために、定期的に空気を入れ替えてリフレッシュするように心がけることは作業効率アップにつながります。
テレワークでの生産性向上方法
これまでオフィスワークだった人が突如として在宅勤務になった場合、
生活空間である自宅で仕事に集中できる環境を作るのは簡単なことではありません。
そこで、在宅での仕事に成功するための主な4つの方法を、ご紹介していきます。
①家族にしっかり理解してもらう
自宅で仕事する場合の主要な問題は、自宅は休養の場であることと、家事の場であることです。
したがって家族も友人も、あなたが自宅にいることで、あなたの仕事はそれほど真面目に考えてもらえない傾向があります。
家族に不要に話しかけられたり、手伝いを頼まれり、友人からは気軽に連絡が入ることでしょう。
それだけではありません。
家族たちは、あなたの夜と週末は、当然自分たちのものだと考えているでしょう。
これらの対策は、自分がきちんとスケジュールをたてて見せ、「入ってきてはいけない時間」を家族たちに徹底させておくことが重要です。
自分の仕事が我が家の経済的利益につながることを、心してもらいましょう。
また、最も建設的なやり方は、家族に自分の仕事の協力者にしてしまうことも有効です。
友人からの連絡というのは、「どうせあなたは家にいるのだからなんとなく連絡してもいい」ように思った感情を害さないよう、留守番電話にしておくのも手です。
②誘惑に負けない環境を作る
家庭における仕事場は、できるだけ家族のいる場所とは別の場所につくることが必要です。
そして自宅でも「仕事本位」にして、デスク周りは気が散らすものが無いようにしておきましょう。
また当然ですが、テレビは基本的にはつけません。
静か過ぎて集中できない場合、BGMを流すのはおすすめです。
また、SNSをすぐにチェックしてしまわないよう、SNSアプリをフォルダーの中に入れておくなど、ひとつ深い階層に入れて手間を増やすこともおすすめです。
③時間の制約をつくる
自宅ではとかく不規則なスケジュールのもとで仕事をする傾向があります。
とくに前の晩おそかった場合などは、どうしてもおそくに仕事にとりかかったり、ダラダラと自分のペースでやってしまいがちです。
このような不規則性は、生産的な仕事をするのに必要なリズムを乱しがちですので、そのような時間の使い方は例外なときだけに限らなければなりません。
最大の生産性を上げるためには、オフィスに通っていたときのように、決まった時間を守ることが大事です。
始業時間・休憩時間・終業時間。
最低限、これら3つの時間割をしっかり守るようにしましょう。
また、1日のタスクをToDoリストにまとめるのは非常に効果的です。
このときに、各タスクの所要時間まで決めることがポイントです。
なぜなら、在宅勤務では「自分が納得するまで」やってしまい、超過労働に陥りやすいためです。
④1日1回は外に出る
テレワークでもうひとつ忘れてならないことは、1日に1回は、家の外に出ることです。
在宅での業務はパソコンですべて完結してしまうため、家から一歩も出ずに済みます。
通勤もありませんし、昼食に出かける必要もなければ、人と会うこともありません。
天気が悪くなければ家のまわりを散歩をしたり、昼食を買いに行くなどして、1日に1回は外に出るよう心掛けて下さい。
毎日座って仕事をしているのですから、肉体的なレクリエーションが必要です。
歩くことは健康にもよく、心も前向きになり、アイデア活性のために役立ちます。
また、在宅勤務を機に、座り心地を重視したワークチェアを購入する人もいますが、行き過ぎは禁物です。
高機能なワークチェアでくつろぐよりも、明敏な頭脳を必要とすることを真っ先にすることです。
1時間以上の座りっぱなしは避け、定期的に空気を入れ替えてリフレッシュするようにしましょう。
おわりに
めざましいテクノロジーの発展によって、現代の働き方はガラリと移り変わってきました。
子育てや介護世代の人々も、場所や時間の制約のない、自分のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方が可能な時代です。
これからもいい仕事をこなせるよう、毎日をじょうずに時間を活かす自己管理法で、最先端の働き方「テレワーク」を成功させていきましょう！
